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Riguardo alle informazioni che possono essere utilizzate per identificare la persona, ad esempio nomi, indirizzi di posta elettronica, numeri di telefono, cookie, indirizzi IP e altre informazioni specificate da TCVB come informazioni raccolte tramite il sito (indicate d'ora in poi come 'dati personali'), TCVB stabilisce e si attiene alle seguenti clausole.
Riconosciamo pienamente l’importanza di proteggere i dati personali degli utenti. Miriamo a proteggere la privacy attenendoci alla “Legge sulla Protezione dei Dati Personali” e sulle altre leggi e i regolamenti ad essa correlati.

Campo di applicazione

La presente informativa si applica solo a questo sito e non si estende agli altri siti collegati. Il trattamento dei dati sui siti collegati è responsabilità degli enti che gestiscono i rispettivi siti.

Dati personali raccolti e metodi di raccolta

Utilizzo di moduli online
Informazioni come nomi utente, indirizzi di posta elettronica e numeri di telefono vengono raccolte mediante l’invio di moduli online.
Raccolta di dati di accesso
Quando un utente accede al nostro sito, possiamo raccogliere informazioni come l’indirizzo IP del dispositivo, le pagine visualizzate e altre informazioni specificate da TCVB come informazioni raccolte tramite il sito.
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Uso di dati personali

TCVB assicura che raccolta, uso e gestione dei dati personali avvengano in modo sicuro e fa uso di tali informazioni esclusivamente per gli scopi sotto specificati:

Fornire servizi tramite questo sito e assicurarne il buon funzionamento
Comprenderne l’utilizzo da parte degli utenti e migliorare i servizi e la qualità
Rispondere a richieste di informazioni e consigli da parte degli utenti
Altri scopi esplicitamente dichiarati al momento dell’ottenimento dei dati personali

Fornitura dei dati personali a terze parti

Se non autorizzata dai diretti interessati, TCVB non fornisce o rivela né a singoli né a terze parti i dati che, ottenuti dagli utenti, potrebbero condurre alla loro identificazione, tranne quando ciò viene richiesto dalla Legge sulla Protezione dei Dati Personali. I dati personali possono essere forniti a terze parti previo ottenimento del consenso dall’utente o se ciò è permesso dalla legge.

Raccolta di dati personali

La raccolta di dati personali che TCVB effettua tramite questo sito avviene previa dichiarazione esplicita degli scopi, esclusivamente nell'ambito necessario a tali scopi e tramite accettazione di dati personali forniti (registrati) solo quando gli utenti lo consentono.

Oursourcing

TCVB può subappaltare il trattamento di dati personali degli utenti a terze parti allo scopo di realizzare i risultati stipulati in questa informativa. In questo caso, TCVB selezionerà adeguatamente i suoi partner di outsourcing, stipulerà con loro dei contratti per proteggere i dati personali ed eserciterà la necessaria e adeguata supervisione.

Garanzia di misure di gestione

TCVB implementa le seguenti misure per prevenire la fuga, la perdita o il danneggiamento dei dati sensibili e per assicurare l’efficace gestione dei dati sensibili che ha acquisito o che intende acquisire.

Sviluppo della politica di base

TVCB ha sviluppato una Politica di Protezione dei Dati Personali per assicurare un corretto trattamento dei dati personali e fornire un punto di riferimento per le richieste di informazioni e la gestione dei reclami.

Definizione di regole per il trattamento dei dati sensibili

Definizione di linee guida per il trattamento dei dati personali, che specificano i metodi di trattamento, le parti/il personale responsabili e i loro obblighi nelle rispettive fasi di: acquisizione, utilizzo, conservazione, fornitura, eliminazione/smaltimento, ecc.

Misure organizzate per la gestione della sicurezza

Nomina della parte responsabile al trattamento dei dati sensibili
Specificazione del personale responsabile per il trattamento dei dati sensibili e definizione dell’ambito dei dati trattabili
Creazione di un sistema che consenta di fare rapporto e comunicare con il responsabile della protezione dei dati personali quando si identifichino prove o segni di violazioni di leggi o regolamenti internazionali
Conduzione di una regolare auto-valutazione su come i dati personali vengano trattati e richiesta ad altri reparti o parti esterne di svolgere delle verifiche

Misure di sicurezza per le risorse umane

Fornitura di un regolare addestramento al personale sulle questioni più importanti che riguardano il trattamento dei dati personali.
Inclusione di disposizioni riguardanti la riservatezza dei dati personali nelle norme in materia di impiego

Misure di sicurezza fisica

Implementazione di controlli all’ingresso e all’uscita del personale e di restrizioni sui dispositivi introdotti in aree in cui si gestiscono dati personali; misure per evitare che individui non autorizzati possano visualizzare dati personali
Implementazione di misure per prevenire il furto e la perdita di dispositivi, supporti elettronici, documenti ecc. contenenti dati personali
Implementazione di misure per prevenire una facile identificazione dei dati personali durante il trasporto di dispositivi, supporti elettronici ecc. utilizzati per il trattamento dei dati personali, inclusi gli spostamenti all’interno del luogo di lavoro

Misure tecniche di sicurezza

Implementazione di controlli sull’accesso per limitare il personale coinvolto e gli ambiti di trattamento dei dati personali
Introduzione di meccanismi per proteggere i sistemi di trattamento dei dati personali dall’accesso esterno non autorizzato o da malware
Miglioramento dei sistemi di autenticazione per l’accesso ai dati personali al fine di prevenirne l’utilizzo non autorizzato
Implementazione di garanzie di sicurezza quando si inviano o si ricevono dati personali, mediante l’utilizzo di sistemi di comunicazione criptata come SSL/TLS
Svolgimento di regolari backup e definizione di procedure di recupero da applicare in caso di perdita o danneggiamento

Divulgazione, correzione e sospensione dell’utilizzo dei dati personali

Se TCVB riceve, dal soggetto interessato o da un suo rappresentante autorizzato, una richiesta di divulgazione di dati sensibili o registrazioni di terze parti da essa detenuti, è tenuta a rispondere tempestivamente, eccetto nei seguenti casi. Se la divulgazione non può essere fatta o tali dati sensibili non esistono, TCVB è tenuta a renderlo noto.

C’è il rischio di danneggiare la vita, la salute, la proprietà o altri diritti e interessi del soggetto o di terze parti
C’è il rischio di ostacolare in modo significativo una corretta esecuzione delle attività di TCVB
Farlo violerebbe leggi e regolamenti

Inoltre, se TCVB riceve, da un soggetto o dal suo rappresentante autorizzato, la richiesta di correggere, aggiungere o eliminare dati sensibili da essa detenuti o di sospenderne l’utilizzo, cancellarli o fermarne la fornitura a terze parti, farà gli accertamenti necessari e rispondere in conformità con le leggi e i regolamenti.
Per maggiori informazioni riguardo ai documenti necessari per richiedere la divulgazione, alle modalità di presentazione degli stessi, al metodo con cui TCVB verifica che la richiesta sia stata fatta dal soggetto interessato o da un suo rappresentante autorizzato e alle tariffe applicabili, si prega di contattare il nostro ufficio informazioni.

Contatti

Per qualunque commento, domanda, lamentela o richiesta di informazioni riguardante l’informativa sulla privacy di TCVB e il trattamento dei dati personali, contattare:

Sezione Affari Generali, Reparto Affari Generali, Ufficio del Turismo e dei Congressi di Tokyo
Indirizzo: 15F Shinjuku Monolith Building, 2-3-1 Nishi Shinjuku, Shinjuku-ku, Tokyo, Giappone
Email: tcvbinfo@tcvb.or.jp

Modifiche

TCVB potrebbe modificare questa informativa a sua discrezione. Tuttavia, se le procedure di revisione sono stabilite dalla Legge sulla Protezione dei Dati Personali e dalle leggi e regolamenti correlati, le modifiche dovranno essere eseguite in conformità con gli stessi.

Promulgato il: 2 agosto 2022
Modificato il: 1° ottobre 2025